PROJE
PLANLAMA ÇALIŞMALARI GEREKLİ Mİ ?
Dr.
Murat KURUOĞLU[1]
İnş.Müh. Alptekin Özvek
Bir
işin optimal süre ve maliyette gerçekleştirilebilmesi için bütün taraf
(mal sahibi, yüklenici, malzeme satıcıları, resmi kuruluşlar vb.) ve çalışanların
(mühendis, mimar vb.) süre, yer, kapasite ve maliyetler açısından, iç ve dış
sınır koşulları karşısında, zamana bağlı olarak koordine edilmesi işi
planlama olarak tanımlanır. Diğer bir değişle, planlama
yapılacak olan imalatları tercih ve fiziksel sıra göz önünde tutularak önem
sırasına koyma işidir. Bunlar ;
1.
Fiziksel Sıra, Bir imalatın başlamasının diğer bir imalatın
tamamlanmasına bağlı olmasından doğan sıradır.
2.
Tercihi Sıra, Bir imalatın başlamasının diğer bir imalatın
tamamlanmasına bağlı olmamasına rağmen özel gerekçelere bağlı olarak
yapılan, imalatın daha sağlıklı yürümesini sağlayan sıradır.
Planlama
önem sırasına konulan işlerin süresel ve finansal uzantıları göz önüne
alarak işi zamana yayma eylemidir. Yapılacak olan işin zamana yayılması ile
oluşan iş programını kontrol eder ve programdan sapmalar tespit ederse
sapmayı nedeni ile birlikte raporlayıp, karar vericiye sunan bir karar destek
mekanizmasıdır.
Bir
başka açıdan ise, planlama sayısal resimleri değerlendiren bir bilgi bankasıdır.
Çeşitli departmanlardan aldığı bilgileri birbirleri ile karşılaştırarak
farklılıkları belirler ve hazırlanan raporlarla ilgilileri uyarır. Planlama
departmanı oluşturduğu arşivleme sistemi ile geçmiş dönemdeki projeleri
analiz eder ve geleceğe dönük projeksiyonlarının daha gerçekçi olmasını
sağlar.
Planlamada
amaç ve kapsamı ;
•
Projelerin
tasarım ve yapım aşamasında izlenecek yolu belirlemek,
•
İmalatlar için
optimum Süre - Kaynak - Maliyet miktarlarını saptamak,
•
İmalatlarla
ilgili verileri toplayarak planlananlar ve gerçekleşenler arasında karşılaştırma
yapmak,
•
Şirket merkezi
ile şantiyeleri arasında iletişim ve koordinasyonu sağlamak.
•
Periyodik
raporlarla yönetimi bilgilendirmek,
•
Yapılan bütün
tasarım çalışmalarını ve imalat verilerini depolayarak bilgi arşivi oluşturmak,
•
Arşivlenen
bilgiler doğrultusunda verim analizleri yapmak.
Olduğu
düşünüldüğünde planlamanın çalışma konuları da su biçimde sıralanabilir
:
•
Raporlama
•
Güncelleme, geçmiş
bilgilerden geleceğe dönük düzenlemeler yapılması
•
Çalışan
verimlerinin ölçümü, verim analizi
•
Yapılan işlerin
kontrolü ile işin nasıl yapılacağının belirlenmesi, iş tanımlarının
yapılması
•
Verilerin
toplanması ve gerçekleşenler ile planlananlar arasındaki karşılaştırmalar
•
Kaynak akışlarının
düzenlenmesi
•
Teklif hazırlama
aşamasında nakit akış tespiti
•
Süresel
planlama ve denetimi
•
Arşiv oluşturma
•
İmalat
yapanlar ile yöneticiler arası iletişimi sağlama
•
Projenin başında
sorumluların belirlenmesi
•
Optimum süre
ve maliyetin belirlenmesi
•
Bilgi akışının
düzenlenip iletişimin arttırılması
•
Süresel
planlama ve buna bağlı kaynak ve nakit akışının tespiti
Bu
birim çalışanları sürekli aşağıdaki raporları toplarlar
•
Günlük Şantiye
Raporları
•
Stok ve Satın
Alma Raporları
•
Haftalık
Toplantı Tutanakları
•
Aylık Toplantı
Tutanakları
•
Pazarlama
Raporları
•
Muhasebe
Raporları
Toplanan
bu raporlardan aşağıdaki bilgileri süzerler ,
•
Metrajlar
•
Şantiyede Yapılan
İmalatlar
•
Puantaj
•
Şantiyeye
Gelen Malzeme Miktarı
•
Alınan
Malzemeler
•
Mali Hedefler
•
Taşeron
Bilgileri
Ya
Planlama Birimi Olmazsa...
•
Şantiyede işin
akışı ile ilgili detaylı bir program bulunmaz
•
Yapılacak
imalat miktarları ile verim hesapları yapılamaz
•
Bilgi
toplanabilir, ancak yeterince kullanılamaz. Bu nedenle belirsizlik oluşur
•
Daire
sahiplerine mevcut durum hakkında net bilgiler verilemez
•
İş programı
ancak yöneticilerin tecrübelerine dayalı olarak kısa ve uzun vadeli amaçlar
şeklinde yapılabilir. Ancak yapılan imalatların bütününü detaylı olarak
kapsayan net ve uygulanabilir bir programlama yapılamaz
•
Şantiyede yapılan
imalatlar ve kullanılan iş gücü günlük raporlar halinde merkeze
bildirilmesine rağmen, veri tabanı oluşturulamadığı için analizler yapılamaz
•
Şantiye ile
merkez arasındaki iletişim tam olarak sağlanamaz
•
Uzun vadede
planlama sistematik yapılmadığı için yönetim kuruluna makro raporların
hazırlanması imkansızdır
•
İş programı
ve güncellemeler sistematik olarak yapılamaz. Güncelleme ve izlemeye yönelik
veri deposu oluşturulamaz
Planlama
Departmanı Çalışmaları Sonucunda...
•
Arşivlenen
bilgiler ve bu bilgilere ulaşmak için hazırlanan dosyalama sistemi ile
verilere kolay ulaşılır, sahip olunan veriler sayesinde analizler yapılabilir
•
Analizler
sonucu elde edilen bilgiler ışığında işin başında yapılan tahminlerin
daha gerçekçi olması sağlanır
•
Müşterilerden
gelen şikayetler de dikkate alınarak, mevcut
imalat stratejilerine bağlı
imalat programları satış yetkililerine sunularak, müşteriler
bilgilendirilir. Bu sayede imalatların belli bir program dahilinde ve imalatı
takip eden bir departman gözetiminde gerçekleştiğinden dolayı müşterilerin
firmaya olan güveni tazelenmiş olur
•
Yönetim imalatı
yönlendirirken; imalatların müşterilere taahhüt
edilen zamanda yetiştirilebilmesi için daha sonraki imalat dönemindeki
hızlanmayı göz önüne alarak karar verme etkinliği artar. Bu sayede firma
imalatlarını öngördüğü zamanda tamamlar ve piyasadaki güvenini arttırır.
•
Planlama
departmanının getirdiği modern düşünce tarzı sayesinde firma kalıplaşmış
politikasını olumlu yönde geliştirerek, bilişim teknolojisi olanaklarını
kullanmaya başlamaktadır. Bu koşullar şirket faaliyetlerinin daha sağlıklı
ve verimli çalışmalar halinde devam etmesini sağlar.
Hayat
acaba yeterince kolaylaşıyor mu ? Ne dersiniz ?
KAYNAKLAR
·
Sorguç,D.,Kuruoğlu,M.,2001,
İnşaat İşletmelerinde Çağdaş Yönetim ve Değişim Modeli, Istanbul
Ticaret Odası,2001-37,İstanbul
·
Kuruoğlu,M.,Sorguç,D.,Yüklenici
İnşaat Firmalarında Planlama Departmanlarının Durumu ve Sorunları Açısından
Yeniden Düzenleme Önerisi, 2.Yapı İşletmesi Kongresi,İzmir,2000
·
Kuruoğlu,M,Planlama
Doktrini araştırması, İ.T.Ü. İnşaat Fakültesi Yapı İşletmesi Anabilim
Dalı bitirme ödevi ortak raporu,1997
|
